Pasados los meses y, visto que deberemos convivir con la pandemia durante un largo tiempo, nos ha parecido adecuado revisar la situación actual y reflexionar sobre cómo debería ser el teletrabajo a partir de ahora.

La crisis provocada por la pandemia llevó a muchas empresas a adoptar el teletrabajo de un día para otro para poder mantener su actividad. Dada la urgencia, la transición se realizó sin contar en muchos casos con una metodología ni con las herramientas necesarias. Este es el momento ideal para repasar la experiencia adquirida, identificando lo mejor y lo peor.

Para ello, nos hemos basado en una serie informes sobre los beneficios e inconvenientes del trabajo a distancia publicados recientemente. Se trata, por un lado, de dos informes de The Economist Intelligence Unit sobre una encuesta realizada en Estados Unidos y, por otro lado, un documento de trabajo publicado de Joaquín Fournier en el Instituto Español de Estudios Estratégicos (1).

Un punto de inflexión

Como lo describe Fournier, lo que la mayoría de empresas están aplicando realmente es un “teletrabajo de crisis”. Nos encontramos en un punto de inflexión en el que conviven tecnologías del siglo XXI con una cultura organizativa del siglo XX. Y los trabajadores se encuentran en medio.

Aún existe desconfianza por parte de los equipos directivos respecto a la capacidad de los trabajadores para organizarse de manera autónoma y, tener un control directo para su supervisión aún se siente como una necesidad.

Pese a estos recelos, los países del norte de Europa ya hace tiempo que están habituados al teletrabajo. En Países Bajos y Suecia, el porcentaje de empleados que teletrabajaban antes de la pandemia superaba el 30% y el Francia era del 22,9%, en comparación con el 8,4% de España.

El hecho de que durante estos meses en España hayamos llegado hasta el 42,8% y que, en general, la mayoría de trabajadores encuestados consideren que los beneficios del trabajo a distancia superan los inconvenientes, pone en evidencia que hay un margen de mejora.

El gran enemigo de la productividad

En las encuestas, el 36% manifiesta que le resulta más fácil concentrarse trabajando desde casa en vez de en la oficina, comparado con el 28% que se siente menos concentrado. Teniendo en cuenta el entorno doméstico de la mayoría de la gente no está preparado para esta actividad, este dato debería llevarnos a preguntar qué estamos haciendo mal en los sitios de trabajo.

A medida que la economía se vuelve más intensiva en conocimientos y creatividad, la concentración es esencial para la productividad. The Economist calcula que, en promedio, se pierde el 28% del total de horas de trabajo por culpa de las distracciones que dividen la jornada laboral en innumerables fragmentos.

De hecho, la mayoría de causas de distracción son implícitamente organizativas: interrupciones de los colegas sobre tareas relacionadas con el trabajo, la revisión constante del correo electrónico y los mensajes, o las reuniones. Los entornos de oficina abiertos también pueden ser una gran distracción para algunos trabajadores.

Obviamente, el teletrabajo también conlleva sus propios focos de distracción. Según los resultados de las encuestas, concentrarse y estructurar el tiempo resulta especialmente difícil para aquellos trabajadores que viven en pisos compartidos o pequeños, así como los que tienen hijos menores de 18 años. Para los cargos directivos también ha sido más complicado concentrarse en el nuevo entorno.

Los beneficios del teletrabajo

Tras estos meses de experiencia, entre los principales aspectos por los que el teletrabajo que ha permitido aumentar la productividad podemos destacar los siguientes:

• La liberación de los desplazamientos diarios.
• La eliminación de las distracciones de la oficina.
• El ambiente más apacible y tranquilo generado en el domicilio.
• La flexibilidad para distribuir la jornada laboral de acuerdo con las circunstancias personales.
• La reducción del absentismo y los accidentes laborales.
• La conciliación de la vida laboral y familiar.
• La oportunidad para construir una fuerza laboral más diversa a medida que se contrata desde orígenes más diferentes.

Las desventajas del teletrabajo

No obstante, el teletrabajo también ha mostrado una serie de desventajas que han dificultado algunos aspectos del trabajo:

• Los correos electrónicos y las reuniones han aumentado.
• Aumento del volumen de trabajo.
• Más de la mitad de los encuestados creen que la cultura de la empresa se resiente.
• Las dinámicas de equipo como la cohesión, la alineación y la motivación están resultando más difíciles de recrear.
• La ubicación conjunta de las oficinas facilita los contactos informales regulares que mitigan los errores de comunicación y crean puentes entre departamentos.
• Mayor dificultad para desconectar del trabajo al estar continuamente conectado a la red.

En definitiva, no se puede afirmar de forma generalizada que el teletrabajo sea mejor o peor para la productividad. Esto dependerá de la actividad a la que se dedique la organización y el tipo de tarea que el trabajador esté llevando a cabo. Así, es menos adecuado para trabajos urgentes y complejos, y aporta mayores beneficios en trabajos creativos.

Lo ideal sería adoptar un modelo flexible adaptado a cada caso concreto, combinando los dos modelos según las circunstancias y las personas. Para ello, no obstante, es esencial reformular nuestros modelos organizativos, desterrando viejos modelos improductivos que anulan los aspectos positivos tanto del teletrabajo como del trabajo en la oficina.

¿Por dónde podemos comenzar?

Estas son algunas de las pautas sobre las que construir nuestro modelo organizativo post-Covid:

• Racionalizar las herramientas y prácticas de trabajo para recrear los beneficios sociales y de cohesión de las oficinas.
• Permitir períodos de enfoque protegido en los que las personas pueden concentrarse sin interrupciones. Esto incluye la posibilidad de desactivar las notificaciones de teléfono, correo electrónico o chat en el escritorio y reservar el tiempo para los espacios de "no reunión".
• Incorporar la comunicación asincrónica, de manera que el trabajador no se siente en la obligación dar siempre una respuesta inmediata.
• Dar más espacio físico en la oficina o reducir el número de trabajadores que están juntos al mismo tiempo. Algunas empresas que se han pasado al teletrabajo definitivamente han reconvertido las oficinas en espacios de reunión y colaboración.
• Determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones internas.
• Realizar un seguimiento del progreso midiendo los impactos en la productividad, el compromiso y la cultura para poder seguir adaptándose.
• Una cuarta parte de los encuestados se ponen auriculares para reducir el ruido periférico y mejorar la concentración. Se trata de un comportamiento simple y gratuito que las empresas pueden, como mínimo, aceptar.
• Establecer horas de colaboración centrales, permitiendo a los empleados a diseñar sus propios horarios fuera de éstas.
• Distribuirse geográficamente a través de oficinas o con espacios bajo demanda para facilitar los encuentros entre trabajadores de diferentes zonas.

¿Y cuál debe el enfoque de un líder de equipo para mantener la cohesión y motivación?  Para Fournier, el teletrabajo “requiere de líderes más humanos que nunca”:

• Mantener la cercanía y la fluidez con los miembros de su equipo a través de un contacto continuo virtual.
• Transmitirles confianza en ellos, evitando el control y favoreciendo la flexibilidad.
• Comunicar los objetivos de forma clara, concreta y sin dobles sentidos para evitar confusiones (preferentemente por escrito).
• Practicar la escucha activa con sus colaboradores.

(1) Fuentes:

The Economist Intelligence Unit. In Search of Lost Focus: The engine of distributed work

Joaquín Fournier Guimbao. El teletrabajo en la era COVID. Instituto Español de Estudios Estratégicos, 128/2020

Susana Gonzalez Ruiz

Observatorio amec

sgonzalez@amec.es