El canal de denuncias en las empresas es una herramienta que, si bien nace para prevenir delitos en el seno de las organizaciones. Desde el pasado 13 de junio, las organizaciones españolas de más de 250 empleados y las entidades del sector público están obligadas a disponer de este canal interno que asegure a los informantes un entorno de comunicación segura, confidencial o incluso anónima con la organización. Las personas físicas o jurídicas con más de 50 empleados y municipios de menos de 10.000 habitantes disponen de tiempo hasta el 1 de diciembre para adoptar estas medidas. Así lo recoge la nueva Ley de Protección de las Personas que Informen sobre Infracciones Normativas y de la Lucha contra la Corrupción aprobada con dos años de retraso con respecto al plazo previsto para la transposición de la directiva europea.
Esta norma parte de la premisa de que la principal fuente de información de posibles irregularidades o de conductas directamente contrarias a la ley, vendrá de las personas que se encuentran en la primera línea de la organización (grupos de interés). La función de la herramienta no es solo proteger al alertador, sino que también es la de ofrecer a la compañía información de gran valor que le permitirá prevenir y corregir conductas irregulares susceptibles de causar importantes daños reputacionales, así como detectar ineficiencias de negocio.
Los canales éticos han sido siempre un pilar esencial en cualquier sistema de gestión de compliance y, hasta la fecha, estaban también contemplados en la normativa propia de prevención de blanqueo de capitales, protección de datos de carácter personal, e incluso en relación con los planes de igualdad en el ámbito laboral. Sin embargo, la nueva Ley obliga a disponer de un canal de denuncias a cualquier tipo de compañía que cuente con más de 50 trabajadores y todas las organizaciones del sector público, responsabilizando de forma directa al órgano de administración de la implementación de esta herramienta.
Por todo ello, en los últimos meses las pequeñas y medianas empresas han tenido que hacer un esfuerzo importante para adoptar estas nuevas e importantes medidas en materia de compliance y lucha contra la corrupción, pero no todas cuentan con los medios o la infraestructura necesaria. En España existen más de 26.000 empresas entre 50 y 250 empleados, y muchas, como hemos constatado, están preocupadas por la urgencia de aplicar esta normativa, para la que no están preparadas. Según un estudio que realizamos desde Grant Thornton, en 2020 el número de empresas que disponía de un canal de denuncias no llegaba al 10% y actualmente estimamos que está en el 20%.
La nueva normativa al obligar a disponer de un software o plataforma para informar de irregularidades, indirectamente también obliga a contar con la infraestructura necesaria para gestionar y tramitar las denuncias (un código ético y la figura del compliance officer, como mínimo), sin las que el canal carecería de soporte práctico para su gestión.
De la infracción de esta obligación podrían derivarse sanciones económicas para la entidad de hasta 1.000.000 € y la pérdida del derecho a recibir subvenciones y a contratar con la Administración Pública. La normativa es rigurosa en cuanto a las características que debe reunir el canal de comunicación y en cuanto a la tramitación que debe darse a las denuncias recibidas. En términos generales, el sistema deberá garantizar la seguridad de la información, cumplir con los requisitos de la normativa de protección de los datos de carácter personal, estar preparado para recibir denuncias de forma anónima, contar con un procedimiento reglado de gestión e investigación, etc. Esta nueva Ley 2/2023 no permite que las organizaciones utilicen herramientas que en el pasado podía ser útiles, como cuentas de correo electrónico o buzones físicos en las instalaciones, pero que hoy no cumplirían con los estándares dispuestos en la norma.
Sin embargo, la ley sí contempla la posibilidad de externalizar la gestión del canal de denuncias privado a terceros proveedores de este tipo de servicio. Esta posibilidad permite a la empresa cumplir con la obligación de implementar un canal de comunicación con los requisitos técnicos y procedimentales establecidos, a la vez que refuerza la independencia del canal de denuncias y ofrece a los potenciales alertadores una mayor garantía de que su denuncia va a ser tramitada de forma eficiente, profesional e independiente.